KSeF – nowe zasady wystawiania faktur sprzedażowych od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który jest obligatoryjnym systemem wystawiania faktur sprzedażowych dla firm zarejestrowanych w Polsce. W związku z tym dostosowaliśmy nasze procesy w zakresie fakturowania. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany wynikające z wdrożenia KSeF. 

 

Faktury sprzedażowe 

Wystawianie i przekazywanie faktur sprzedażowych 

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury sprzedażowe wystawiamy i przekazujemy za pośrednictwem KSeF. W okresie przejściowym (pierwsze 6 miesięcy), dla Państwa wygody, wizualizację faktury dodatkowo przekazujemy dotychczasową drogą (e-mail lub poczta tradycyjna). 

Szablon faktury sprzedażowej 

Wdrożyliśmy nowy, jednolity szablon faktury sprzedażowej zgodny z wytycznymi KSeF. Oznacza to brak możliwości personalizacji formy faktury dla poszczególnych podmiotów. 

Daty i terminy płatności 

System KSeF automatycznie nadaje fakturze indywidualny numer (ID KSeF). Data nadania numeru ID KSeF jest równoznaczna z datą doręczenia faktury i stanowi podstawę do liczenia terminu płatności. 

Duplikaty faktur 

W systemie KSeF nie funkcjonuje pojęcie „duplikatu” faktury. Wizualizację faktury przesyłamy do Państwa jednorazowo w momencie jej wystawienia. W razie potrzeby mogą Państwo samodzielnie pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF lub możemy ponownie przesłać wizualizację. 

Rekomendowane działania po Państwa stronie 

Prosimy zweryfikować, czy osoby odpowiedzialne za odbiór i księgowanie faktur mają dostęp do KSeF. 

Tryby awaryjne 

W przypadku czasowej niedostępności lub awarii systemu KSeF faktury mogą być wystawiane poza systemem, zgodnie z przewidzianymi trybami awaryjnymi i offline, z obowiązkiem ich późniejszego przesłania do KSeF w terminach określonych przepisami. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie KSeF: https://ksef.podatki.gov.pl 

Faktury kosztowe 

W przypadku wystawiania faktur na rzecz ROHLIG SUUS Logistics prosimy o stosowanie dotychczasowych zasad, w szczególności o prawidłowe wskazywanie: 

• numerów zleceń transportowych (dla faktur spedycyjnych), 
• nazw oddziałów zamawiających usługi lub produkty, 
• numerów zamówień, 
• innych danych – zgodnie z dotychczasową praktyką. 

W razie pytań lub wątpliwości zapraszamy do kontaktu.