Transport artykułów wystawienniczych z Warszawy do Nowego Jorku w 4 dni. Jak go zorganizować?

W styczniu 2024 r. zrealizowaliśmy niecodzienny projekt – przewóz gablot, stelaży i stojaków z Warszawy wprost na wystawę architektoniczną do siedziby ONZ w Nowym Jorku. Jakie były największe wyzwania przy tym przedsięwzięciu? Tylko 4 dni na transport oraz przeprowadzenie skomplikowanej procedury celnej. Sprawdź, jak sobie z tym poradziliśmy. 

Przewóz zorganizowany był dla Narodowego Instytutu Architektury i Urbanistyki.

W tym projekcie liczył się czas. Musieliśmy zdążyć z dostawą przed rozpoczęciem wystawy. Dlatego postawiliśmy na najszybsze możliwe rozwiązanie – przewóz lotniczy samolotem pasażerskim bezpośrednim połączeniem na trasie Warszawa-Nowy Jork. Nasze działania obejmowały również transport drogowy towarów na lotnisko w Polsce i odwóz z portu w USA do wskazanego magazynu. Cały proces zajął 4 dni. 

Zapewniliśmy także pełną obsługę celną, w tym przygotowanie niezbędnych dokumentów i pozwoleń czy kontakt z odpowiednimi organami w Polsce oraz z agentem celnym w Stanach Zjednoczonych. Jednak, aby projekt mógł zakończyć się sukcesem, część kwestii formalnych musiała zostać dopełniona osobiście przez Instytut. Dlatego nasz zespół specjalistek i specjalistów wsparł klienta swoją wiedzą i doświadczeniem w uzyskaniu w bardzo krótkim czasie:

• numeru EORI – identyfikatora, który jest niezbędny, aby organizacja mogła importować czy eksportować towary spoza Unii Europejskiej. Obowiązuje on na całym jej terytorium i jest używany jako wspólny numer referencyjny w kontaktach z organami celnymi w dowolnym państwie członkowskim;
• karnetu ATA – specjalnego międzynarodowego dokumentu celnego, który umożliwia i usprawnia czasową odprawę celną towarów, wywożonych m.in. w celach wystawienniczych. Użytkownik karnetu nie musi wypełniać wielu dokumentów czy deklaracji celnych oraz składać depozytów na wszystkich przekraczanych granicach.

Projekt został zrealizowany we współpracy z biurem Röhlig Logistics w Stanach Zjednoczonych. 

– Gdyby nie zaangażowanie i współpraca z zespołem Rohlig SUUS Logistics, nie udałoby się dostarczyć wystawy na czas – wiele z firm, z którymi prowadziliśmy wstępne negocjacje nie chciała podjąć się tego skomplikowanego zadania w tak krótkim czasie. Projekt ze względu na swoją lokalizację był dla nas bardzo ważny i prestiżowy, tym bardziej doceniamy sprawność z jaką zorganizowany został transport wystawy i wszelkie związane z nim formalności celne – mówi Kacper Kępiński, Kierownik Działu Projektów Zewnętrznych i Wystaw NIAiU.