Bezbolesne wdrożenie w logistyce kontraktowej, czyli tajemnice kartoteki produktów

Magazyn w odpowiedniej lokalizacji z rozwiązaniami eko? Wybrany! Zakres usług dodanych, w tym kompletacja, giftpacki, co-packing? Uzgodniony! Pozostaje tylko ostatni krok – przekazanie uzupełnionej kartoteki produktów. Choć może się wydawać, że to czysta formalność, prawidłowe opisanie produktów jest często bagatelizowanym elementem wdrożenia projektu magazynowego. Jak poprawnie uzupełnić i przekazać dane?

Kartoteka produktów to zbiór wszystkich towarów klienta, opisanych zgodnie z wymogami danej branży. Każdy rodzaj produktu to SKU (Storage Keeping Unit), który ułatwia identyfikację towaru w procesach magazynowych, celnych i spedycyjnych. Prawidłowe wyróżnienie i opisanie wszystkich SKU jest podstawą płynnej obsługi procesów. Bez niego kompletacja produktów jest utrudniona, a błędy które występują – kosztowne. Naturalnie różne produkty to inne kody SKU. Jednak ten sam przedmiot, ale w różnych kolorach czy rozmiarach – również.

Większość produktów wymaga uzupełnienia danych dot. rozmiarów, wag, sposobu zarządzania w składowaniu i kompletacji, jednak występują grupy asortymentowe, do charakterystyki których należy dodać kilka dodatkowych informacji. Alkohole muszą w nazwie posiadać pojemność oraz zawartość procentową alkoholu, aby dało się poprawnie zidentyfikować produkt z systemem celno-podatkowym. Opis towarów chemicznych trzeba z kolei uzupełnić o szczegóły dotyczące opakowania, ilości maksymalnych (l/kg) oraz kodów H. Każdy produkt powinien mieć też uzupełnioną kartę charakterystyki.

Pełne dane o produkcie to niższe koszty i szybszy proces

Prawidłowe wypełnienie kartoteki produktów niesie za sobą bezproblemowe wdrożenie projektu do magazynu. Dokładna informacja o wymiarach czy wadze produktów, ich szczególnych wymaganiach w zakresie składowania, pozwoli bezbłędnie wyznaczyć dla nich odpowiednie miejsce w magazynie. Różnica nawet kilku centymetrów może spowodować, że zaplanowana powierzchnia czy miejsce przeznaczone do kompletacji okażą się niewystarczające lub nieodpowiednie. Co gorsza, problem może wystąpić również na etapie kompletacji i dystrybucji – przygotowane opakowania mogą się okazać nieodpowiednie, co utrudni lub uniemożliwi wysyłkę do odbiorców końcowych.

Brak jakiejkolwiek informacji w kartotece, ważnej dla obrotu danego SKU w magazynie może powodować podniesienie kosztów operacji, pomyłki przy kompletacji czy wydłużenie czasu wdrożenia projektu. Równie ważne jest wskazanie, czy produkt ma datę przydatności do spożycia lub wymagane jest zarządzanie numerem partii.

Poprawne i dokładne dane w kartotece to:

• szybsze przyjęcie towaru,
• infrastruktura magazynowa idealnie dopasowana do specyfiki towaru,
• brak błędów w kompletacji,
• odpowiednio dopasowane opakowania i szybsza kompletacja,
• niższe koszty spedycji,
• prawidłowo wystawione dokumenty PZ/WZbrak dodatkowych kosztów związanych z rekonfiguracją infrastruktury.

A gdy coś się zmieni…

Kartotekę uzupełnia się na początku współpracy, przy planowaniu operacji. Jeśli w trakcie pojawiają się nowe produkty lub zmienia się ich struktura, warto dbać o aktualność kartoteki. Bieżące zarządzanie danymi produktów to mniej czasu poświęconego na wyjaśnianie pomyłek i obsługę reklamacji.
Czasem zdarza się, że uzupełnienie kartoteki produktów jest bardzo skomplikowane, ze względu na mnogość i specyfikę poszczególnych pozycji. Dlatego w SUUS oferujemy dodatkową usługę „Wymiarowania Produktów”, w ramach której to my przejmujemy odpowiedzialność za wypełnienie kartoteki i jakość danych. Wiemy, na co zwrócić uwagę i jak zrobić to szybko i bezproblemowo.

Poprawne dane mają znaczenie! 

Słowniczek pojęć w Kartotece Produktów:
SKU – Storage Keeping Unit/indeks/indywidualny produkt.
EAN – kod kreskowy produktu
Kod CN – Kod celny produktu (nomenklatura scalona)